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Übersetzungsagenturen und der Schutz personenbezogener Daten:
für einen besseren Schutz der Privatsphäre

privacy footer deMehr denn je stellt sich die Frage: Wie gehen wir mit personenbezogenen Daten um? Hat eine Übersetzungsagentur bzw. ein Übersetzungsbüro ein vitales Interesse an der Verarbeitung solcher Daten? Wie können wir sicherstellen, dass sie nicht in die falschen Hände geraten? Geben wir einen zu übersetzenden Text ohne weitere Aufbewahrungstermine zur Bearbeitung, Überarbeitung oder Korrektur an einen Kollegen weiter? Haben Übersetzer und Übersetzungsbüros ein berechtigtes Interesse daran, Daten lange Zeit zu speichern? Sollen sie ihre Überlegungen ausreichend motivieren und dokumentieren?

In Zeiten von Facebook und anderen Social Media scheint die neue Allgemeine Datenschutz-verordnung einerseits hinter den Tatsachen zurückzubleiben und andererseits ein Teppichklopfer, mit dem eine Mücke zu Tode geprügelt werden kann. Das sind die Paradoxa einer Regelung, die trotz aller Bürokratie immer noch notwendig ist, um Missbrauch und unerwünschte Kommerzialisierung einzudämmen. Dieser Artikel befasst sich mit den Folgen, die die Datenschutzverordnung für die Übersetzungsbranche hat.

Am 15. März veranstaltete der niederländische Übersetzerverband NGTV, teilweise auf Initiative von Albers Vertalingen, eine Sitzung zur Allgemeinen Datenschutzverordnung, an die sich alle Unternehmen, Organisationen, Verbände und sonstigen Stellen, die Informationen speichern, verarbeiten und austauschen, in Kürze halten müssen, um die Daten natürlicher Personen angemessen zu schützen.
Während des Treffens wurde klar, dass der durchschnittliche Übersetzer und Dolmetscher eine Menge Arbeit leisten muss, um alle Daten mit 100%iger Sicherheit zu sichern. Zu Recht wurde die Frage gestellt, ob es überhaupt möglich ist, digitale Daten, die beispielsweise über das Internet ausgetauscht werden, ausreichend zu sichern. Eine berechtigte Frage, wenn man bedenkt, dass selbst Regierungen und große Unternehmen nicht in der Lage sind, das Eindringen in ihre Systeme zu verhindern und Daten vollständig zu schützen.

Also ist das eine unmögliche Aufgabe? Ist dieses Argument eine stichhaltiges Argument für Übersetzungsbüros, Übersetzer und ähnliche Dienstleister, einen besseren Schutz zu ignorieren? Und wenn nicht, wie können diese Könner ihren Kunden zusichern, dass sie alles in ihrer Macht Stehende tun, um die personsbezogenen Daten zu schützen?

Es ist wichtig, dass ein Übersetzungsbüro für die deutsche Sprache wie Albers Verlatingen, wo Texte ins Deutsche und aus dem Deutschen übersetzt werden, wohlerwogen persönliche Daten erhebt, sammelt, speichert und sichert. Als spezialisierte deutsche Übersetzungsagentur für KMU, Privatpersonen, öffentliche und halböffentliche Einrichtungen und andere Institutionen erhalten wir verschiedene Arten von Texten. Natürlich erfordert ein Marketingtext eine andere Behandlung der Daten als eine Vorladung mit einem Rechtsanspruch. Und ein Text mit einem pädagogischen Inhalt kennt in vielen Fällen auch Dimensionen, die sehr vertraulich zu behandeln sind.
Wenn ein vereidigter Übersetzer für die deutsche und niederländische Sprache an einem pädagogischen Gutachten arbeitet, erhält er oft Informationen über die Familien- und Einkommenssituation der beteiligten Personen. Diese Daten (oft mit Namen, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer) müssen jedoch auch vom Niederländischen ins Deutsche oder vom Deutschen ins Niederländische übersetzt werden. Natürlich tun wir das. Und das tun wir gerne, genau und gewissenhaft. Bei dieser Art von persönlichen Daten stehen wird vor der Abwägung, ob wir den Text vor dem Übersetzungsprozess anonymisieren sollen oder nicht.
Es wird klar sein, dass die personenbezogenen Daten in nicht-anonymen Texten leichter auf die genannten Personen zurückgeführt werden können. Anonymisierung bedeutet jedoch mehr Arbeitsdruck und ein höheres Fehlerrisiko.

Weil damit auch die Arbeitszeiten zunehmen, entstehen dem Kunden zusätzliche Kosten und Lieferzeiten können gefährdet sein.
Der Schutz personenbezogener Daten hat verschiedene Ebenen, die beachtet werden müssen. In der ersten Ebenen geht es vor allem um die Grundlage, d.h. die Begründung für die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten. Albers Vertalingen sammelt Daten nur, wenn ein Kunde per Telefon oder E-Mail eine Anfrage an uns richtet. Eine Übersetzungsagentur ist kein Online-Shop und wir beabsichtigen nicht, dass unsere Kunden auf unserer Website ein Konto mit persönlichen Daten anlegen. Soweit wir die Stammdaten (NAW, UID-Nummer, Bankkonto, Ansprechpartner etc.) erheben und verarbeiten, geschieht dies aus praktischen und betrieblichen Gründen, wie z.B. für geschäftliche Beratungen, die Übersetzung eines Ausgangstextes in eine Zielsprache, die Abgabe eines Angebots und die Übersendung einer Rechnung. Kunden wissen, dass wir diese Informationen speichern und werden dies einfach akzeptieren.

Übersetzer und Übersetzungsbüros sind die Vermittler, die die Informationen einer Person, Institution oder Firma von Sprache A in Sprache B (in unserem Fall vom Deutschen ins Niederländische oder vom Niederländischen ins Deutsche) übersetzen, um eine Nachricht klar und vollständig vom Absender zum Empfänger zu übertragen. In diesem Sinne können besondere personenbezogene Daten (z.B. Informationen über Ethnizität, Ideologie usw.) Teil des einem Übersetzer anvertrauten Textes sein. In vielen Fällen liegt öffentliches Interesse vor, und kann der Übersetzer nicht umhin, diese Daten verarbeiten. Natürlich gibt es für die Übersetzer auch ein berechtigtes, persönliches Interesse, denn auch diese Fachleute müssen ihren Lebensunterhalt bestreiten können. Zudem sind die vertraulichen Informationen bei ihnen in guten Händen. Ihr Leitsatz und Berufskodex stellen im Grunde schon sicher, dass sie Ihre Texte immer mit Verschwiegenheit und Gewissenhaftigkeit behandeln.

Auf der zweiten Ebene müssen Übersetzer und Übersetzungsagenturen wohl überlegte Entscheidungen treffen: Sorgfalt ist in dieser Hinsicht eine unabkömmliche Pflicht, die den vereidigten Übersetzern bereits durch das Berufsrecht auferlegt wird. Die neue Verordnung zwingt uns jedoch, noch sorgfältiger über Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten nachzudenken.

Die sorgfältige Pflege beginnt mit einem strukturierten System, in dem die Art und Weise der Bearbeitung übersichtlich erfasst und dokumentiert wird. Auf Grund einer (internen) Analyse können die verschiedenen Aspekte und Aktivitäten, gewünschte Aufbewahrungsfristen, Folgeschritte, Maßnahmen usw. definiert werden. Die niederländische Datenschutzbehörde Autoriteit Persoonsgegevens nennt diese Phase die Ebene des Zeichenbrettes.

Auf der dritten Ebene sollten auch praktische, technische, organisatorische und betriebliche Maßnahmen berücksichtigt werden. Investitionen in Fachwissen (Datenschutzbeauftragter) und Ausrüstung (Software, Verschlüsselungstools, digitale Sicherheit) können erforderlich sein. Außerdem muss eine Datenschutzpolitik erstellt werden. Die Mitarbeiter müssen darauf aufmerksam gemacht werden, und Best Practices (vorbildliche Verfahrensweisen) müssen ihren Weg finden.
Auf dieser Ebene ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter bewusst werden, dass sensible Informationen nicht ungeschützt und unkontrolliert in die Hände von unerwünschten Personen und Organisationen gelangen dürfen. Dies kann besser durch verschlüsselte USB-Sticks, aufgeräumte Schreibtische, verschlossene Schränke und gute Passwörter (auf Laptops und Tablets) erreicht werden.

Natürlich müssen sich auch die Übersetzer die gelegentlich Texte an Kollegen vermitteln sowie Übersetzungsagenturen (als weiterleitende Auftraggeber) mit den von ihnen bestellten verarbeitende Partei oder Parteien (Subunternehmer) abstimmen. Diese müssen zumindest ein vergleichbares Datenschutzniveau haben wie der Vermittler. Ziel muss es sein, tragfähige Vereinbarungen zu treffen, die in Verarbeitungsverträgen festgehalten werden.

Auf der vierten Ebene müssen die Rechte der betroffenen Personen beschrieben werden. Mit wem kann die betroffene Partei sich bei der Agentur in Verbindung setzen, auf welche Informationen kann und darf als Betroffene zugreifen, kann man die Übermittlung der Daten und sogar die Löschung der Daten verlangen.
Albers Vertalingen hat darüber nachgedacht und die wichtigsten Gedanken in einer Datenschutzerklärung festgehalten. Diese Erklärung kann auch in der deutschen Fassung auf der Website nachgelesen und heruntergeladen werden.

In der Erklärung wird dargelegt, warum Albers Vertalingen bestimmte Aufbewahrungsfristen einhält, wie Albers Vertalingen die Besucher der Website vor unerwünschten und unzuverlässigen Websites mit einer sicheren TLS-Verbindung (Vorhängeschloss hinter https in der Adressleiste) und DNSSEC schützt und wie sensible Dateien mit den Kunden und den verarbeitenden Personen verschlüsselt ausgetauscht werden.

Wir sind uns im Klaren darüber, dass wir nicht garantieren können, dass Ihre Daten in unseren Händen 100% sicher sind. Aber auch das Pentagon, Facebook und die Steuerbehörden können das nicht. Gerade dieses Wissen macht deutlich, dass wir nicht zögern werden, die zuständige niederländische Behörde für den Schutz personenbezogenen Daten zu informieren, wenn wir feststellen, dass ein Datenleck in unserem System die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten gefährdet.
Am 15. März 2018 lernten wir zum ersten Mal den Inhalt der Verordnung kennen. Im April 2018 haben wir uns eingehend mit den Auswirkungen der Verordnung auf uns als Anbieter von Übersetzungsdienstleistungen befasst. Wir glauben, dass wir mit unseren Maßnahmen wichtige Schritte gemacht haben.

Inzwischen haben wir auch so viel Wissen und Einsicht gesammelt, dass wir gerne Ihren Text zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVo) übersetzen, die in Deutschland oft nicht ganz korrekt als allgemeine Datenverarbeitungsverordnung bezeichnet wird. Wir wissen, wovon wir reden, und in Sachen Terminologie kennen wir uns aus.

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